Умение правильно обращаться с бумагами, не изобретая колеса по поводу каждого нового дела - еще один важный момент эффективного обучения, которой можно обеспечить только в условиях клиники. Он чрезвычайно важен для компетентного юриста.

Имейте в виду следующие проверенные временем рекомендации по хранению записей:

Ведение картотек/документации - ежедневная работа.

Документ, который направляют в картотеку, заносится в реестр файла клиента, а сам файл возвращается в соответствующий шкаф.

Менеджер офиса осуществляет контроль за поиском и возвращением на место любого файла.

При возвращении файла, студент фиксирует время, число и свои инициалы в регистрационном журнале.

Файлы не покидают клиники без письменного разрешения адвоката-куратора.

Все файлы имеют один и тот же формат.

Номер делу присваивается менеджером офиса, который и вводит данные о клиенте в базу данных клиентов. Для этого может быть использован обычный регистрационный журнал или компьютерная база данных. В номере дела может быть отражен год и порядковый номер клиента. Например, 98-001 обозначает первого клиента в 1998 году. В конце года вы будете точно знать, сколько клиентов обслужила ваша клиника.

Картотеки могут быть помечены цветовым кодом в соответствии с категорией дел (например, семейное право имеет синие наклейки) или по фамилии адвоката-куратора.

Какую бы систему вы ни выбрали, придерживайтесь ее одной. Не допускайте никаких отклонений.

Система должна обеспечить вам возможность найти в клинике любой файл, а в нем, без всяких сложностей или путаницы, все необходимое. Правило таково: откройте, найдите, получите все, что вам нужно, верните на место и снова найдите. Если ваша система удовлетворяет данному требованию, то все в порядке. И еще одно предложение: еженедельно делайте распечатку списка дел клиентов и раздавайте его всем в клинике. Каждый студент должен подтвердить, что все его незакрытые дела вошли в этот список, а все закрытые - исключены из него.

К вопросу об использовании компьютера: для обеспечения хранения записей имеются хорошие программы, однако ввод данных можно доверить лишь одному лицу - слишком большое число операторов существенно увеличивает возможность ошибки.

ДОЛГОСРОЧНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

Этап 1. Сбор данных

Чтобы обеспечить вас информацией о работе клиники, необходима какая-либо система сбора данных в течение первого года ее функционирования. В каждый последующий год совокупность этих данных поможет вам принимать решения относительно направления и дальнейшего развития вашей программы.

Тратите ли вы время и ресурсы в правильном направлении? Например, не находятся ли в явном противоречии расходы на содержание офиса и количество дел, которые в нем ведутся? Не слишком ли много дел для имеющихся у вас студентов? Не забирает ли какая-либо область права большую часть ваших ресурсов, заставляя вас пренебрегать другими областями, требующими вашего внимания?

Классифицируя дела по областям права, демографии клиентов, времени, уходящему на каждого клиента и расходам на каждое дела, вы получите надежные факты, которые помогут вам решать возникающие проблемы управления и обнаруживать потенциальные проблемы.

Вы можете увеличить ваши шансы на финансирование с помощью документов, отражающих успехи вашей клиники.       Вы сможете производить административные изменения для повышения качества предоставляемых вами услуг.

Вы можете обнаружить, насколько эффективно программа служит выполнению поставленных целей.

Опять-таки, имеются в наличии компьютерные программы для сбора и сопоставления данных, однако вы можете вести надежные текущие записи на твердом носителе. По окончании каждого квартала анализируйте собранные данные. В конце года произведите необходимые изменения в вашей деятельности.

Начните сейчас, назвав три типа данных, которые вы будете собирать каждый квартал в целях улучшения управления вашей клиникой. "Предметные" данные позволят создать указатель для поиска и исследований студентов (см. далее "Хранение записей"). Фамилии клиентов и адвокатов расширят возможность вашей клиники выискивать наличие "конфликтов интересов", что является важным этическим моментом.

Хранение записей

Не изобретайте колесо в каждом новом семестре. Начните с картотеки документов, совершенствуя ее со временем и по мере накопления опыта. Предметный указатель может быть создан путем выделения на форме закрытия дела места для "предмета". Когда дело закрыто, менеджер офиса может отправить дело в архив, выделив на нем фамилию, номер и предмет для будущих ссылок. Простая система состоит из картотек/файлов:

правовых документов,

изысков/исследований, записок и меморандумов,

вопросников и форм для клиентов.

Правовые документы могут собираться по мере их подготовки в процессе нормальной работы клиники. Если через вас проходит большое количество завещаний, например, хорошо составленное завещание может быть помещено в файл для изучения студентами с меньшим количеством опыта. Фундаментальные исследования не стоит повторять, а весомые аргументы являются весьма полезными для самостоятельной работы студентов. Собирайте и храните всю эту информацию.

Ценным источником информации об успешности вашей программы являются ваши клиенты.

Студентам предназначаются контрольные листы, формы для самооценки, а также образцы проведения бесед, которые помогают им в процессе обучения.

Также подумайте, стоит ли попросить студентов оценить опыт, полученный ими в клинике (это можно сделать анонимно, если они предпочитают такой вариант). Это еще один источник информации, которую можно использовать для совершенствования работы вашей клиники.

Всегда ищите хорошие идеи. Собирайте их и используйте. Ваша задача - улучшить качество предоставляемых студентами услуг и увеличить степень их компетентности.

Разработайте специальную форму для клиентов, которая поможет вам выяснить степень их удовлетворенности вашими услугами.

ПРАКТИКА

1. Выбор дел

Разработайте критерии отбора дел для клиники.

Составьте документ, определяющий процесс и методы отбора.

Если вы используете данное руководство для ориентации новых студентов, этот раздел может помочь объяснить им процедуру первичного приема.

Используя представленный далее список, определите основные критерии выбора дел:

1. Право клиента на юридические услуги.

2. Предположительная продолжительность дела.

3. Характер дела.

4. Пригодность для учебных целей.

5. Связанные с ним расходы.

6. Приемлемость рабочей нагрузки для студента.

Чтобы принять решение, ответьте на следующие вопросы, это будет исходным пунктом для вашего анализа:

1. Наличие у клиента права на юридические услуги. Степень обеспеченности? Место жительства? Конфликт клиента? Обращался ли к юристам до этого?

2. Предположительная продолжительность дела. Сколько недель продолжается клинический курс? Может ли он быть повторен? Каким образом можно сочетать график ведения дела с учебным планом? Должны ли быть дела завершены к концу курса или их можно "передать" по наследству? Каким образом ведение дел будет продолжаться во время каникул? Какие взаимоотношения имеются между клиникой и правовым сообществом? судами? юридическим факультетом? Будет ли кто-нибудь из них заниматься ведением дел во время каникул? Будут ли судьи мириться с продолжительностью дел?

3. Характер дела. Какого типа дела выбираются? Основан ли выбор на нуждах клиента? учебной ценности? требованиях лица, предоставляющего субсидию? Будет ли студент появляться в суде? Как юрист-непрофессионал? Для поддержки клиента? Будет ли клиника заниматься апелляциями? И если нет, то как будет осуществляться передача на рассмотрение? Будут ли студенты готовить документы? Будет ли клиника клиникой общего профиля или специализированной клиникой?

4. Пригодность для учебных целей. Кто будет преподавать? Кто будет осуществлять менторские функции? Если преподаватель читает лекции и одновременно клинической деятельностью, у него останется мало времени для контроля за работой студентов. Какая установлена рабочая нагрузка для преподавателя? И как будет учитываться преподавание в клинике? Это очень интенсивное преподавание и его трудно учитывать как традиционные лекции; поэтому вы, вероятно, выберете менее сложные дела. Однако, это может сократить качество учебного опыта студентов. Какой тип контроля будет использоваться? Контроль - ключ к успеху деятельности клиники: чем теснее взаимосвязь между преподавателем и студентом, тем выше качество юридических услуг и эффективнее обучение студента.

5. Связанные с делом расходы. Если клиент не сможет оплачивать расходы, чем вы будете расплачиваться? Является ли соотношение стоимость/польза достаточным для того, чтобы браться за это дело? Следует выработать соответствующие критерии.

6. Какова нагрузка студента? Количество часов? Количество дел? Будут ли студенты работать индивидуально или в группах?

В зависимости от поставленных вами задач нагрузка будет сильно различаться. К примеру, ваша задача - обеспечить юридические услуги, как можно большему количеству людей, поэтому клиника предназначена только для консультирования, давая тем самым возможность большему числу студентов работать с большим количеством дел. Такие проблемы, как неэффективная работа студентов, могут возникать в результате отсутствия соответствующего предварительного планирования. Рассмотрение данных вопросов может предупредить их и помочь вам обнаружить тип дел, которые лучше всего соответствуют целям вашей клиники.

Процедура первичного приема.

Первичный прием - это процедура, во время которой правовые проблемы индивидуума рассматриваются с точки зрения их пригодности для принятия в качестве дела. Первичный прием обычно состоит из двух частей: подача заявления и анализ. В идеале первоначальная беседа с клиентом имеет место после заполнения формы заявления. Следующий порядок действий может оказаться полезным для вас:

1. Первоначальная встреча с заявителем: студент задает вопросы с целью дополнить и проверить написанное.

Проверка на наличие "конфликта интересов": это можно сделать путем обращения к базе данных клиники/журналу прошлых и теперешних клиентов. Представление: студент объясняет учебный характер работы клиники и просит согласия клиента на представление его интересов студентом и использования материалов дела в учебных целях.

Объяснение политики и процедуры принятия/отказа, включая временные рамки.

2. Передача заявления и заметок студента адвокату-куратору, который после обсуждения со студентом принимает или отклоняет дело.

3. Если дело принято, куратор поручает его студенту. В зависимости от множества факторов, включая рабочую нагрузку и план работы, студенту, проводившему первичный прием, может или не может быть поручено данное дело.

3b. Если дело отклонено, заявитель извещается об этом в соответствии с процедурой, принятой в клинике, например, в письменной форме в течение пяти дней.

Вполне вероятно, что все эти шаги будут предприняты за одно посещение клиентом клиники, если это дело "только для консультирования".

Ведение дела

Этап 1. Открытие дела на нового клиента

Невозможно переоценить значение стандартной процедуры хранения записей. Разработайте процесс открывания файлов для новых клиентов. Решите, кто это делает: студент или менеджер офиса? Какова внутренняя организация файла (например, индексы, хронологический порядок, темы)? Какое место он занимает в общей системе клиники и кто отвечает за его ведение? Кто вводит его в базу данных клиентов?

Двумя наиболее полезными формами являются листок-указатель, на котором отражено содержание файла, и расписание работы студента. Студент должен фиксировать время и свои действия с тем, чтобы преподаватель мог их контролировать.

Правила профессиональной этики в разных клиниках разные, но следующие проблемы вам стоит рассмотреть: необходимость соблюдения тайны беседы, получение согласия клиента до начала работы по его делу, соответствующее поведение (т.е. уважение к клиенту, которое проявляется в манере студента обращаться к клиенту и в его поведении), поведение в суде.

Этап 2. Проведение опросов

Вы может помочь студенту в его деятельности с помощью рекомендаций по проведению бесед:

С клиентом, впервые пришедшим в клинику,

Со свидетелем,

С экспертом.

Этап 3. Исследование фактов и законов

Вы можете разработать специальные вопросники или формы для краткого изложения дела и предложения по ведению записей, также как и отчет о стратегии ведения дела или план действий.

Этап 4. Консультирование клиента.

Хорошо напомнить студенту о политике осуществления адвокатской деятельности, ориентированной на интересы клиента.

Этап 5. Протокол составления документов

Разумная политика - не разрешать распространение каких-либо письменных документов до их просмотра, одобрения и утверждения адвокатом-куратором. Если вы решите применять эту политику, включите в ваше руководство соответствующую рубрику.

Этап 6. Представление в суде.

Включите сюда правила, принятые в местном суде, или соответствующий протокол. Советы хорошо осведомленных людей, касающиеся практикующихся правил, обеспечат студенту большую уверенность во время первого появления в суде. Рассмотрите целесообразность включения подобных советов в ваше руководство.

Этап 7. Передача файла/дела.      

Принимая во внимание постоянную смену студентов в клинике, необходимо разработать процедуру передачи файлов/дел новым студентам-юристам. Равным образом важна и процедура, позволяющая вести дела во время каникул, перерывов в работе.

Очень полезны памятки с указанием критических сроков и заметки о необходимых действиях, а также краткое изложение дела, привязанное к какой-либо дате. Совершенно, что ни один файл не должен быть нарушен, и никакие данные не должны быть утеряны. Обычно оценка студента зависит от того, насколько успешно переданы файлы.

Процедура ведения дел во время каникул и перерывов - сложное дело, требующее индивидуальных решений. Некоторые клиники не берут дела, которые невозможно закончить до окончания семестра, однако невозможно точно указать срок окончания дела, безопаснее заниматься только консультированием. Другие используют для этого преподавателей. Зачастую клиенты мирятся с перерывом в процессе, если их заранее предупреждают о такой возможности.

Этап 8. Закрытие файла/дела.

Закрытие дела осуществляется по тому же принципу, что и его передача, за исключением того, что в памятке студента указывается, что по нему не требуется больше никаких действий.

Завершающая итоговая беседа хороша для продолжительных или сложных случаев. Каждому клиенту должна быть дана возможность заполнить форму, касающуюся степени его удовлетворенности полученными услугами. Это важная оценка деятельности клиники, преподавателя и студента.

Если у вас это принято, пошлите клиенту письмо об окончании дела, в котором выразите и свою благодарность.

Менеджер офиса или другое лицо должно удалить дело из списка активных дел.

Далее укажите основные этапы процедуры закрытия дела и разработайте соответствующую форму.

Дуглас П.